贵州财经大学关于印发《贵州财经大学采购合同管理办法（2022年修订）》的通知
各单位、各部门：
为进一步规范学校采购行为及合同管理，维护学校合法权益，促进学校各项事业高质量发展，学校研究制订了《贵州财经大学采购合同管理办法（2022年修订）》，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
贵州财经大学
2022年11月24日
贵州财经大学采购合同管理办法
（2022年修订）
第一章 总则
第一条 为规范学校采购行为及合同管理，维护学校合法权益，促进学校各项事业高质量发展，根据《中华人民共和国民法典》《贵州财经大学会议议事工作规程》等相关法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的采购合同是指采购预算金额在5万元（含）以上且由学校组织集中采购的，以贵州财经大学的名义，与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间订立、履行、变更、终止经济权利义务关系的协议。采购预算金额在5万元（不含）以下的分散采购项目不适用本办法，若需签订合同的由使用部门自行按学校用印流程办理。
本办法采购合同具体包括工程建设合同（含基建工程、装修改造、维修、绿化施工等）、货物采购合同（含设备、家具、图书等）、服务采购合同（含勘察、造价、工程设计、工程监理、各类咨询服务、物业管理、电梯维保、安保服务、租赁服务、宣传服务等）等各类经济往来的合同，本办法中以下简称“合同”。
第三条 合同订立必须遵守国家法律、法规和学校有关规定，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。
第四条 学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则，制定合同管理办法。合同管理工作在校党委、行政领导下进行，合同管理的第一责任人为学校法定代表人，直接责任人为国有资产管理处分管校领导，归口管理部门为国有资产管理处，分级负责部门为合同具体涉及的立项部门及会签部门（含使用部门、现场管理部门等相关部门）。
第五条 合同均采用书面形式，经双方签字（法定代表人或授权代理人）盖章（合同专用章或公章）（加盖骑缝章）后，即具有法律效力。
第二章 合同管理职责
第六条 合同管理包括合同的起草、拟定、送审、签署、履行、整理及归档等。详细的合同审签流程按照附件（贵州财经大学采购合同签订流程图）执行。
第七条 立项部门职责。学校各立项部门根据其职责范围，应指定本部门经办人员具体负责，经办人须为本校在职在编职工，且原则上经办人员不得中途随意更换。立项部门负责办理本部门业务范围内合同的以下事宜：
（一）负责本部门立项的项目合同相关支撑材料的搜集，即立项材料、立项推进材料（复印件或扫描件）。
1.立项材料
（1）立项金额在5万元（含）-10万元（不含）的，经分管校领导审批的报告。
（2）立项金额在10万元（含）-50万元（不含）的，校长办公会上会材料、校长办公会会议纪要。
（3）立项金额在50万元以上（含）的，校长办公会上会材料、校长办公会会议纪要、党委会上会材料、党委会会议纪要。
2.立项推进材料
（1）立项金额在5万元（含）-10万元（不含）的，OA办公系统项目立项审批流程。
（2）立项金额在10万元（含）以上的，《贵州财经大学招标采购项目立项推进表》及立项推进专题会会议纪要。
3.成交通知书
4.其他相关材料
（二）立项部门接成交通知书后，结合立项部门的具体需求，依据招投标文件等材料，确定合同的标的、数量、履行期限、质量要求、技术条款、货款结算方式、收货地点和交货方式等，在此基础上与成交单位协商并草拟合同文本。
（三）将草拟的合同文本发起合同审查流程，即发起OA办公系统“法律审查申请流程”。审查流程结束后，确认合同定稿并与成交单位对接合同签字事宜。
（四）负责完成合同经办人的签字手续。
（五）负责向会签部门及成交单位递交合同。
（六）负责代表学校履行合同和监督成交单位履行合同。
（七）立项部门与会签部门不是同一部门，或者一个项目合同涉及多个部门的，须参与该项目的所有部门对立项部门草拟的合同进行会签，共同推进合同的履行。
第八条 国有资产管理处是学校合同的归口管理部门，主要负责以下事项：
（一）合同签订程序的审核，包括搜集立项部门提供的支撑材料、审核支撑材料的合规性，完整性。
（二）对照招投标文件，对合同主要条款如付款方式、履约保证金、质保期、交货方式、违约金等条款进行全面审核修订。
（三）审核和修订合同文本格式，合同原则上应采用国有资产管理处统一制定的格式文本，政府职能部门或其他相关单位有固定格式合同文本的，可按照相关规定执行。
（四）负责向成交单位催交履约保证金。
（五）负责与立项部门、会签部门及法律顾问处等协调合同审核的相关事宜。
（六）整理完善合同的支撑材料，办理合同授权委托书签字、合同文本的具体签字及用章事宜。
（七）负责向立项部门递交已签订的合同。
（八）将已签订合同文本及相关所有支撑材料按照项目进行逐一编号、归档。
（九）合同管理其他相关事宜。
第九条 学校法律顾问处从法律专业角度对合同进行合法合规性审查，避免违法违规，有效维护学校合法权益。
第十条 党政办公室负责合同专用章的管理，合同原则上统一使用“贵州财经大学合同专用章”。
第十一条 合同由法定代表人或由法定代表人授权国有资产管理处主要负责人签署。特殊情况下，法定代表人可授权项目相关人员签署。任何部门和个人未经学校法定代表人授权不得以贵州财经大学的名义对外签订合同。
第十二条 合同文本原则上一式捌份，合同签订另一方当事人执贰份，学校执陆份，国有资产管理处、党政办公室、立项部门、会签部门分别留存原件。
第三章 合同的订立
第十三条 订立合同前，应落实经费预算项目名称及资金来源，未落实的，任何部门均不得洽谈、起草和订立合同。
第十四条 合同订立时，合同内容应完整、支撑材料应齐全、合同基本要素应齐全。合同内容主要包括当事人名称、单位地址、标的、数量、技术参数、价款、付款方式、履行期限、履约保证、收货地点和交货方式、售后服务承诺、违约责任、解决争议的方式等。
合同签章页学校一方应有合同专用章或学校公章、法定代表人签字或授权代理人签字、立项部门及会签部门经办人签字、签约时间等要素。
第十五条 订立合同
所有通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购、贵州省政府采购云平台及政府职能部门和学校认定的其他采购方式的项目（含工程建设类、货物采购类、服务采购类）均应签订书面合同。
第十六条 合同商务条款约定原则
合同拟定过程中商务条款原则上应按照以下标准执行：
（一）付款方式
1.工程建设类
（1）合同金额400万元（含）以上或工期超过90日历日（含）的工程项目原则上按照工程进度分阶段进行支付。项目工程量完成达30%、50%、80%时，可支付已完成工程量工程价款的80%，项目完工并验收合格支付合同金额80%，审计结算结束后支付至审计结算金额的97%，质保期满支付至审计结算金额的100%。
（2）合同金额60万元（含）-400万元（不含）以下的工程项目验收合格支付合同金额80%，审计结算结束后支付至审计结算金额的97%，质保期满支付至审计结算金额的100%。最终工程款按审定金额或合同金额结算，即当审定金额低于合同金额时，按审定金额结算；审定金额高于合同金额时，按合同金额结算。
（3）合同金额60万元（不含）以下的工程项目验收合格支付合同金额90%，审计结算结束后支付至审计结算金额的97%，质保期满支付至审计结算金额的100%。最终工程款按审定金额或合同金额结算，即当审定金额低于合同金额时，按审定金额结算；审定金额高于合同金额时，按合同金额结算。
2.货物采购类
货物采购类项目验收合格支付至合同金额的100%。
3.服务采购类
（1）单次或者短期服务采购：服务满后立项部门验收合格一次性支付合同价款的100%。
（2）长期服务采购：按照服务进度分次支付或按服务周期支付（如月、季度、半年、一年）。
（3）工程监理合同付款方式与工程合同付款方式一致。
（4）工程设计合同付款方式：设计成果交付，经学校验收合格后支付60%，工程完工验收合格后支付至合同金额的100%。
（5）软件类采购合同金额分阶段进行支付，具体分几阶段支付由立项部门和会签部门决定，支付次数不得低于3次，阶段性验收合格方可进行第一次支付，支付比例不得高于合同金额的60%，服务期满支付比例不得低于合同金额的10%。
4.其他特殊行业
其他特殊行业合同（如水、电、气等）付款方式原则上按照行业或成交单位付款方式执行。
5.其他特殊项目
邀请招标、单一来源采购、上级指定、直接确定等特殊项目，付款方式由双方协商确定或按照成交单位付款方式执行。
（二）履约保证金
合同签订前，成交单位应按以下要求向学校提交履约保证金，履约保证金提交形式可以是现金、支票、汇票、本票或者银行出具的保函。
1.合同金额低于10万元以下的不需要交履约保证金。
2.贵州省政府采购云平台采购不需要交履约保证金。
3.合同金额大于等于10万元，成交单位在合同签订前按照合同金额的5%缴纳履约保证金。采购类项目验收合格之日起满一年后，学校全额无息退还成交单位；服务类项目在服务期满后，学校全额无息退还成交单位；工程类项目验收合格后，学校全额无息退还成交单位。
4.其他特殊行业合同（如水、电、气等）履约保证金原则上按照行业或成交单位付款方式执行。
5.邀请招标、单一来源采购、上级指定、直接确定等特殊项目，履约保证金由双方协商确定或按照成交单位付款方式执行。
（三）质保期
项目涉及质保期的（如工程建设类、货物采购、软件采购等），质保期根据立项部门、会签部门的需求确定，原则上不得低于一年，绿化施工项目质保期原则上不低于两年。在确定质保期时，产品、材料、施工等本身质保期国家或者行业规定期限较长的，以较长期限为准。
第十七条 有下列情况之一的，订立合同无效：
（一）无民事行为能力人实施的民事法律行为；
（二）以虚假的意思表述实施的民事法律行为；
（三）恶意串通、损害他人合法权益的民事法律行为；
（四）违反法律、行政法规效力性强制性规定的民事法律行为；
（五）违背公序良俗的民事法律行为。
第四章 合同履行与监督
第十八条 合同签订后，即具有法律效力。合同立项部门及会签部门须按合同约定条款组织实施，协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题，全面维护学校权益，监督成交单位保质、保量、按期完成合同约定事项，并随时向分管校领导报告，必要时应向法定代表人报告合同执行进展。
第十九条 审计处按照《贵州财经大学会议议事工作规程》及合同约定负责合同实施过程的审计监督工作。
第二十条 计划财务处按照《贵州财经大学会议议事工作规程》落实经费预算项目名称及资金来源，按学校支付流程办理资金结算。
第二十一条 合同执行过程中出现争议时，由双方协商解决，协商不成的，须通过诉讼法律程序解决。合同进入诉讼争议时，合同立项部门应及时通知计财处中止结算，并会同相关部门收集、固定证据，并配合学校法律顾问做好法律纠纷处理。
第五章 合同变更与解除
第二十二条 合同双方权利义务全部履行完毕，合同自动终止。
第二十三条 在合同履行过程中确需变更合同一般条款的，须由立项部门、会签部门和国有资产管理处出具变更合同的内容及依据，报分管校领导审批同意，经合同双方协商后，按照合同签订流程签订变更合同。
第二十四条 合同主要条款变更。在项目实施过程中，如果发生涉及合同的关键技术参数、工程量、合同金额等重大变更的，由立项部门、会签部门及国有资产管理处组织相关职能部门或专家进行论证，形成一致意见，报分管校领导审批同意后，根据《贵州财经大学会议议事工作规程》，按照合同签订流程签订变更合同。
第二十五条 解除合同。合同履行过程中，经双方协商一致，可解除合同。经立项部门、会签部门会商国有资产管理处，报分管领导同意，并报法定代表人审批后解除合同，解除合同的具体程序按照合同签订流程执行。由于成交单位单方违约导致解除合同，给学校造成损失的，学校有权依法追究责任，依法维护学校利益。
第六章 合同档案的管理
第二十六条 合同签订后，国有资产管理处对所有已签订合同及支撑材料按照项目进行逐一编号、归档。
第二十七条 合同档案包括以下材料：
（一）立项材料
1.立项金额在5万元（含）-10万元（不含）的，经分管校领导审批的报告。
2.立项金额在10万元（含）-50万元（不含）的，校长办公会上会材料、校长办公会会议纪要。
3.立项金额在50万元（含）以上的，校长办公会上会材料、校长办公会会议纪要、党委会上会材料、党委会会议纪要。
（二）立项推进材料
1.立项金额在5万元（含）-10万元（不含）的，贵州财经大学OA办公系统项目立项审批流程。
2.立项金额在10万元（含）以上的，《贵州财经大学招标采购项目立项推进表》及立项推进专题会会议纪要。
（三）政府采购计划备案表
资金来源为财政资金的，且满足以下条件的项目须归档政府采购计划备案表：
1.货物采购、服务采购类预算金额在50万元（含）以上的，且资金来源属财政资金的;
2.工程建设类预算金额在60万元（含）以上的，且资金来源为财政资金的;
3.若政府职能部门对政府采购计划备案有新的要求时，即按照新的要求执行。
（四）成交通知书（询价记录表、其他成交依据）。
（五）法律事务审查申请流程材料。
（六）成交单位向学校交履约保证金的凭据。
（七）经法定代表人签字的授权委托书。
（八）已签订的合同文本原件。
（九）其他相关材料。
第二十八条 项目实施结束后，项目涉及的相关部门必须按照学校档案管理要求及时进行归档。
第七章 法律责任
第二十九条 相关部门和人员应当保守合同秘密，妥善保管合同文本，因故意或重大过失造成合同遗失者，依法承担相应责任。
第三十条 当事人在订立合同过程中有下列情形之一，给学校造成损失的，应当承担民事赔偿责任：
（一）假借学校名义订立合同，恶意进行交易的。
（二）故意隐瞒与订立合同有关的重要事实或者提供虚假情况。
（三）有其他违背诚实信用原则的行为。
第三十一条 因故意、过失或未经授权私自签订合同，造成经济或其他损失的，学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政或民事责任；涉及违纪违法的，由纪检监察机构追责问责；触犯刑法的，移送司法机关追究刑事责任。
第三十二条 凡未按照规定办理合同事宜，给学校造成经济、名誉损失的，责任部门和直接责任人应按学校有关规定承担民事和行政责任，重大合同失误还应承担相应的法律责任。
第八章 附 则
第三十三条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》《贵州财经大学会议议事工作规程》相关条款执行。若《贵州财经大学会议议事工作规程》对立项金额、立项推进等有新的要求时，即按照新的要求执行。若政府、学校上级主管部门对本办法涉及的内容有新要求时，即按照新要求执行。
第三十四条 学校门面租赁、场地租赁等资产经营合同管理参照本办法执行。
第三十五条 本办法由国有资产管理处负责解释。
第三十六条 本办法自印发之日起执行。
